Tri des mails et des pièces
Votre boîte mail et vos pièces se rangent toutes seules.
Chaque message rejoint le dossier concerné, les pièces se classent et se numérotent, et les documents qui manquent se réclament au client sans que vous ayez à y penser. Vous ne lisez plus que ce qui compte.
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Des mails partout, qui mélangent clients, dossiers et adversaires. Des pièces jointes éparpillées entre la boîte, les drives et l’ordinateur. Et ce dossier qui reste incomplet parce qu’il faut relancer, encore. C’est devenu une des premières causes de retard.
De l’arrivée au bordereau, sans intervention manuelle
- À l’arrivée
Le mail est lu et rattaché
Un message arrive. Le système reconnaît le dossier dont il parle, le rattache, et met de côté ce qui n’a rien à y faire. Une convocation du greffe ne se perd plus entre deux newsletters.
- Pour les pièces
Chaque document rejoint son dossier
Une pièce jointe se classe à la bonne place et se numérote au fil de l’eau. Plus de chasse entre la boîte, les drives et l’ordinateur quand vous préparez vos conclusions.
- Ce qui manque
Le client est relancé sans vous
Le système connaît les pièces attendues pour ce type de dossier. Celles qui manquent encore, il les réclame au client à votre place, ou vous laisse valider le mot avant qu’il parte.
- Au bout
Le bordereau se tient à jour
À mesure que les pièces rentrent, la liste numérotée se construit. Le bordereau de communication est prêt quand vous en avez besoin, pas à reconstituer la veille de l’audience.
- Greffe TJ ParisConvocation audience — 9 avrilRobert c. Delmas
- M. LambertPièces complémentaires (3)Lambert / succession
- Me FournierConclusions adversesSCI Bellevue
- Newsletter—écartée
Le pertinent rattaché au dossier, le bruit mis de côté. Vous ne lisez que l’utile.
- ✓Assignation.pdfPièce 1
- ✓Contrat signé.pdfPièce 2
- ✓Constat huissier.pdfPièce 3
- ✓Échanges courriel.pdfPièce 4
- ·Attestation employeurrelancée
Chaque pièce reçue rejoint le bon dossier, numérotée pour le bordereau.
Le secret professionnel d’abord, l’automatisation ensuite
On reste dans le cadre posé par le Conseil national des barreaux : les données sont pseudonymisées, les engagements de l’éditeur sont vérifiés, et le traitement tourne sur des solutions hébergées en Europe ou en local quand le dossier l’exige. Rien ne part vers un service qui s’entraînerait sur vos pièces. La déontologie n’est pas une option qu’on ajoute à la fin, c’est ce qui décide de l’architecture dès le départ.
Ce qu’on nous demande sur le tri des mails
Le système peut-il se tromper de dossier ?
Il propose un rattachement, et au début vous gardez un œil dessus. Les cas douteux vous sont signalés plutôt que rangés au hasard. À mesure qu’il apprend vos dossiers, l’hésitation se réduit, mais vous restez toujours celui qui tranche.
Est-ce qu’il faut changer de messagerie ?
Non. On se branche sur la boîte que vous utilisez déjà, Gmail ou Outlook. Vos drives, votre agenda, votre logiciel de cabinet restent en place. On automatise autour de votre environnement, on ne le remplace pas.
Les relances partent-elles toutes seules au client ?
Comme vous le décidez. Soit la relance part automatiquement selon des règles que vous fixez, soit elle vous est présentée en brouillon et c’est vous qui l’envoyez. La plupart des cabinets gardent la validation au début, puis lâchent du lest une fois qu’ils ont vu le résultat.
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